réunions de travail
Organisation

Réunions de travail: à quelle fréquence rencontrer votre équipe et pourquoi?

Les réunions de travail vous permettent de ritualiser le management. Vous ne devez en négliger ni la préparation, ni la conduite. Ces réunions, en groupe ou en individuel, sont essentielles pour que vous puissiez piloter votre activité et votre équipe.

Il existe 9 types de réunions de travail que vous pouvez mettre en place au sein de votre SPA ou de votre espace wellness. Chacune de ces rencontres aura un objectif, une fréquence, une durée et un temps de préparation défini.

La réunionite aiguë?

Vous avez peut-être déjà été confronté à ce syndrome au sein de votre entreprise. Cette espèce de manie de faire des réunions pour tout et pour rien, qui débouchent sur des compte-rendus de réunions qui devront être précisés lors de la prochaine.

Il ne s’agit pas de faire des réunions de travail pour le plaisir de se réunir autour d’une table un café à la main, le sentiment du devoir accompli quand l’heure de midi annonce la pause déjeuner.

Vos réunions de travail doivent être orientées résultats et vous faire avancer concrètement, vous et vos équipes. En revanche, elles ne remplacent pas les entretiens ponctuels parfois nécessaires quand un événement inattendu survient ou qu’un membre de votre équipe exprime son besoin de s’entretenir avec vous sur le pouce.

Votre temps est précieux

Planifier vos réunions de travail vous fera gagner du temps, et Dieu sait que cette ressource est inestimable.

En instaurant un rituel de réunions, les membres de votre équipe garderont en tête que vous leur réservez des moments privilégiés pour qu’ils puissent s’exprimer. Cela leur permettra dans la majorité des cas d’attendre ce temps de réunion pour vous faire part de leurs soucis ou de leurs idées.

Pourquoi c’est bien? Parce que cela vous évite d’être dérangé à tout bout de champ. Quand on n’est pas sûr d’être écouté ou de pouvoir s’exprimer, on a tendance à sauter sur la moindre occasion qui se présente.

Vous ne voulez pas redouter de passer à la réception de votre SPA parce que vous savez qu’une dizaine de personnes sont là à vous épier, lasso à la main, bien décidées à vous capturer dès que votre nez dépassera de la porte.

Dans la majorité des cas, votre équipe a plus besoin de se sentir écoutée, épaulée et respectée que de régler des problèmes opérationnels.

En revanche, ne rejetez pas systématiquement toutes les demandes d’entretien sous prétexte que la réunion approche. Une urgence reste une urgence. Soyez à l’écoute.

La résolution de problème

Il est important que la résolution de problème ne devienne pas un moteur universel pour vos réunions de travail. Pour être claire, vous ne pouvez pas faire des réunions uniquement pour régler les problèmes.

Si vous partez dans cette voie, cela va créer une tension entre le management, donc vous, et les membres de votre équipe. Vous risquez de faire du conflit et des difficultés les bases de votre système de communication. Ce n’est pas bon pour votre leadership.

Biais psychologique que vous n’avez peut-être pas vu venir: si avoir des problèmes est le meilleur moyen d’attirer votre attention…Vous allez être servie! Consciemment ou inconsciemment, les gens vont se mettre à poser des problèmes là où il n’y en avait pas, parce qu’ils veulent capter votre regard.

Peu à peu, les réunions de travail vont alors s’espacer et la communication se rompre entre vous et les membres de votre équipe. La motivation va commencer à s’effilocher comme une vieille serviette qu’il est temps de jeter. Les seuls échanges qui resteront en vigueur seront basés sur les résultats, communication vide de toute humanité.

Madame la Baronne

Lorsque vos échanges verbaux seront basés sur les résultats et la résolution de problème, vous obtiendrez un statut de Baronne.

Cela vous fait rêver? Pourtant ce serait votre pire cauchemar. Vous seriez alors dans une pratique du management glaciale, basée sur la peur et deviendrez une personne à qui on n’ose pas se confier.

Si votre thérapeute n’ose pas venir vous voir pour vous alerter sur l’état des stocks dangereusement bas par peur de se faire taper sur les doigts, vous allez avoir des problèmes.

De même, s’il n’ose pas venir vous demander conseil pour apprendre ou s’améliorer et préfère rester opaque sur la manière dont il fait son travail (après tout l’important pour vous, c’est le résultat), vous allez à la rencontre de soucis dans votre qualité de service.

C’est alors que vous amorcerez un tournant dangereux: le passage de l’autonomie à l’indépendance de vos équipes. Vous voulez qu’ils soient autonomes sur des tâches et des processus dont vous connaissez les tenants et les aboutissants. Vous ne voulez pas qu’ils fassent les choses chacun à leur sauce dans leur coin sans avoir de contrôle.

Et pourtant, si vous devenez Madame la Baronne, on échangera volontiers sa tranquillité pour ne pas subir votre courroux, contre des résultats en apparence satisfaisants.

C’est comme ça qu’on se retrouve, par extension, avec une cliente qui revient pour un soin et se plaint à la sortie, car ce n’était pas du tout la même expérience que la première fois.

Les types de réunions de travail

Vous trouverez ci-après les différents types de réunions de travail ainsi que des indications sur leur objectifs, leur fréquence, leur durée et le temps de préparation estimé.

ObjectifFréquenceDuréeTemps de préparation
Développer la motivationquotidienne à hebdomadaire2 à 15mnAucun
Remotivermensuelle à trimestrielle10 à 30mnAucun
Entretenir une relation personnelleHebdomadaire10mnAucun
Définir les missionsAnnuelle1 à 2h2 heures (pour la première rédaction)
Mener un entretien annuelAnnuelle30mn à 1h3030 minutes
Piloter le collaborateurHebdomadaire à mensuel5 à 30mn5 à 15 minutes
Lancer des objectifs (réunion d’équipe)Hebdomadaire à annuelle3 à 30mn (selon la longueur de la séquence)5 minutes à une journée
Bilan d’activité et de résultats (équipe)
Hebdomadaire à annuelle
3mn à 1h (sans compter le temps de la fête)5 minutes à une jounrée
Créer un projet (équipe)Semestrielle à pluriannuelle1 à 3 journées

(Source: La Boîte à outils du manager – éditions DUNOD)

Faire votre planning de réunions de travail

En fonction de la taille de votre équipe et de la période de l’année (saison ou hors saison), vous allez devoir remanier ces grandes lignes pour établir votre propre planning interne.

Réalisez cet exercice à tête reposée en reprenant chacun des objectifs de la colonne de gauche pour définir vos priorités actuelles.

Ne vous y prenez pas à la dernière minute et assurez-vous d’avoir au moins 3 mois de réunions planifiées à l’avance. Cela facilitera leur préparation. N’oubliez pas de partager ce planning avec vos équipes!

D’une part pour leur signifier que ce temps leur sera accordé, prenez aussi le temps de bien expliquer de quoi chaque réunion va traiter. D’autre part pour que cette nouvelle organisation ai le temps de faire son chemin dans les esprits.

Pour finir, cela vous aidera à tenir vos engagements en créant une attente du côté de vos équipes, un excellent moyen de ne pas procrastiner sur le sujet!

Si vous avez des difficultés, n’hésitez pas à poser vos questions en commentaire ci-dessous ou à me contacter via la rubrique aide personnalisée pour vous faire accompagner.

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