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Organisation

Devenir manager: quelles sont vos priorités et comment les gérer?

Devenir manager requiert une bonne dose de self-control et d’organisation. Comprenez par là que vos compétences en management ne seront pas essentielles, surtout au départ. C’est votre attitude qui se chargera de déterminer votre réussite.

Le pouvoir que l’on acquiert en devenant manager peut faire tourner la tête. En outre, vous pouvez tomber dans un piège très fréquent et avoir du mal à établir vos priorités.

Ce piège consiste par exemple à faire de ce que pense le Président de votre structure de vos résultats, l’élément central de vos actions.

Le problème? Vous allez alors négliger le plus important: ce que vos équipes pensent de vous.

Votre équipe est plus importante que votre Président

Vous vous rendrez compte avec l’expérience que vos troupes sont bien plus importantes que votre Président. J’entends par là toute personne au-dessus de vous à qui vous devez rendre des comptes.

En effet, les personnes qui composent votre équipe détiennent la clé de votre avenir et de votre ambition de devenir manager.

Vous serez jugé sur la qualité de fonctionnement de votre SPA ou de votre espace bien-être. Votre département est composé de gens qui feront tourner, ou pas, les rouages de votre structure. Ces personnes sont donc les plus importantes dans votre vie professionnelle.

Pourquoi? Parce que ce sont elles qui détiennent le petit bidon d’huile pour faire tourner la machine. Offusquez-les ou traitez-les avec dédain, faites leur penser que vous avez pris la grosse tête, et elles pourraient alors décider de ne plus entretenir les rouages essentiels.

J’exagère? Les gens ne font pas ça?

Vous seriez surpris…

Traiter toutes les demandes

Évitez de passer trois jours enfermé dans votre bureau à préparer une présentation pour votre supérieur, au lieu de vous occuper de vos gens.

En outre, ne négligez jamais une demande d’un employé avec condescendance en partant du principe que vous avez mieux à faire. Accordez du temps et de l’écoute à chacun, sans distinction de grade.

Un employé qui a besoin de vous parler d’un soucis dans sa cabine de soin ou de stock manquant, n’est pas moins important que votre supérieur qui vous demande d’analyser une par une les ventes de la dernière semaine.

Devenir manager, c’est aussi traiter toutes les informations avec le même intérêt et la même conviction. Ne négligez aucune requête. En revanche, sachez faire preuve de discernement et classez ces demandes par ordre d’urgence.

Classer les urgences

Gardez toujours sur vous un petit carnet pour noter tout ce qu’on vous demande. Prenez ensuite le temps de passer en revue chaque entrée puis de décider comment vous allez la traiter.

Vous avez 5 possibilités. Cette méthode de traitement de l’information et de productivité est extraite de “Zen to Done” de Léo Babauta.

J’aurais vraiment aimé la connaître avant de devenir manager pour la première fois, et même après! C’est avec plaisir que je l’ai appliquée plus tard dans mes différentes activités professionnelles et que je vous la transmet.

Passez en revue vos notes et prenez une des 5 décisions suivantes:

1.Supprimer

Parfois une donnée pourra être supprimée directement. Par exemple, une solution a peut-être déjà été mise en place entre le moment où vous l’avez notée et le moment où vous la relisez.

Aussi, la demande s’intègre peut-être à un autre ensemble ou process en train de se mettre en place.

Quoi qu’il en soit, informez la personne qui vous a transmis cette information de l’état de sa demande. Expliquez où vous en êtes et pourquoi cette requête est pour vous à présent nulle et non avenue. Devenir manager, c’est savoir faire circuler l’information.

2.Déléguer

Souvenez-vous, devenir manager c’est avant tout apprendre aux autres à s’auto-gérer.

Prenez le temps de responsabiliser les membres de votre équipe en établissant ensemble des procédures claires et précises. En outre, veillez à ce que ces solutions puissent être mises en place sans votre intervention.

Notez la procédure, confectionnez un classeur que vous enrichirez au fur et à mesure et mettez ce document à disposition de tous.

Ainsi, au fil du temps, vos gens seront capables de répondre par eux-même à une situation en toute autonomie. De même, les nouveaux arrivants seront en mesure de se familiariser avec ces procédures par eux-même, facilitant leur période d’intégration.

3.Classer

Gardez une trace systématique de toutes vos actions pour pouvoir les recouper. Notez tous les détails: qui a fait quoi, quelles décisions ont été prises et pourquoi.

Vous pourrez vous en resservir lors de vos réunions par exemple pour mettre en avant le travail effectué et féliciter vos équipes. Votre responsable sera aussi peut-être content d’avoir du concret à se mettre sous la dent pour juger de votre travail.

Mais surtout, vous instaurez ici un élément clé pour devenir manager: la transparence. Pas de non dit, de décisions prises par-dessus la jambe ou de trucs cachés qui pourraient vous retomber dessus. Soyez un livre ouvert.

4. Planifier

Si la demande requiert une ou plusieurs actions spécifiques pour être traitée, planifiez-la. Au besoin, découpez-là en plusieurs petites tâches plus facilement exploitables.

Vous devez tenir un agenda. Il n’y a pas de format mieux qu’un autre, il s’agit plutôt d’une question d’affinité. Papier, en ligne, bullet journal…Organisez-vous comme vous voulez, mais organisez-vous si vous voulez devenir manager.

5. Faire

Une règle simple à mettre en place et qui vous sauvera la vie dans le traitement de vos priorités pour devenir manager. Si vous pouvez régler une demande en moins de deux minutes, faites le tout de suite.

Inutile de planifier un coup de téléphone ou l’envoi d’un email qui va vous prendre deux minutes. Vous mettrez autant de temps à chercher un créneau pour l’intégrer à votre agenda que de le faire maintenant.

Soyez efficace et pragmatique. Débarrassez-vous vite des petites tâches qui, mises les unes au bout des autres, peuvent surcharger votre agenda pour rien.

Cela ne vous servira pas: vous allez simplement augmenter la sensation de charge mentale et échauffer votre esprit inutilement.

Note aux assistants managers

Si vous occupez actuellement un poste d’assistant manager, cette méthode de productivité peut également vous servir.

Exercez-vous à l’appliquer dès à présent pour remonter les informations essentielles à votre manager. En outre, vous pouvez demander à votre responsable de vous laisser gérer certains aspects et ainsi faire vos propres expériences.

C’est une position très complexe à gérer, je me souviens bien!

Faites preuve de patience et surtout mettez votre ego de côté. Ce n’est pas toujours simple, mais votre manager a sans doute de bonnes raisons de ne pas voir les choses comme vous. Pour autant, vous pouvez également devenir un allié précieux en lui remontant de nouvelles informations.

Esprit d’initiative…Mais pas bulldozer!

Gardez à l’esprit que l’initiative est une clé précieuse à votre poste, qui vous servira pour devenir manager à votre tour. Pour autant, vous n’êtes pas encore aux commandes.

Ayez l’idée d’initiatives, mais informez toujours votre manager de vos actions, si possible en amont. En effet, votre idée est sans doute bonne, mais votre manager a peut-être d’autres priorités ou une idée complémentaire.

C’est l’occasion de mettre un pied dans son monde, mais pas de débouler dans le jardin pour tout raser!

Assistez votre manager en lui proposant pourquoi pas de vous occuper de la réalisation des documents de procédure écrites. Vous pouvez aussi noter les demandes de vos collaborateurs et facilitez ainsi la relation entre l’équipe et le management.

Enfilez dès à présent vos bottes d’efficacité et d’apprenti leader en proposant des solutions. Si possible, demandez à prendre la responsabilité d’un dossier. Mais surtout, proposez des choses pour faire tourner rond la machine.

C’est à vous!

Je compte sur vous pour appliquer dès que possible la méthode de productivité expliquée dans cet article.

Avez-vous des difficultés à gérer vos priorités? Laissez un commentaire ci-dessous ou envoyez-moi un email au besoin, je serai ravie de vous aider.

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